ZASADY WYSTAWIANIA I ODBIERANIA FAKTUR KSeF

STOSOWANE PRZEZ ORLEN OIL SP. Z O. O. OD 1 LUTEGO 2026 R.

Informujemy, że ORLEN OIL Sp. z o.o. (dalej: Spółka), od 1 lutego 2026 r. będzie zobowiązana do wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: KSeF).

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów służący do m.in.: wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (dalej również: faktury KSeF).

Wystawianie faktur w KSeF, z określonymi w ustawie o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) wyjątkami, stanie się obowiązkowe:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników VAT o obrotach powyżej 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT (jednak z obowiązkiem odbioru swoich faktur zakupu także od 1 lutego 2026 r.).

W nawiązaniu do powyższego przedstawiamy najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez Spółkę, które to będą miały zastosowanie od 1 lutego 2026 r.:

• KSeF nie będzie wysyłał automatycznych powiadomień o wystawionych fakturach, każdy z nabywców zobowiązanych do stosowania KSeF będzie więc we własnym zakresie pobierał faktury ustrukturyzowane bezpośrednio z KSeF,
• Spółka nie będzie, co do zasady, informowała kontrahenta o wystawionej w KSeF fakturze,
• Za moment odbioru i moment wystawienia faktur KSeF Spółka będzie uznawała znaczenie przypisane tym pojęciom w ustawie o podatku VAT,
• W przypadkach, gdy faktury będą wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych oraz na rzecz innych nabywców niezobowiązanych do stosowania KSeF (np. osoby fizyczne, podmioty zwolnione z VAT) Spółka będzie udostępniała fakturę KSeF w sposób uzgodniony z nabywcą,
• W przypadkach uzasadnionych biznesowo wizualizacja faktury KSeF z odpowiednim oznaczeniem - kodem QR może być przez Spółkę udostępniona kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony,​
• Prosimy nie przysyłać od 1 lutego 2026 r. wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w formie papierowej ani w pliku PDF na dotychczasowy adres e-mail dedykowany do przesyłania faktur, jeżeli faktura została wystawiona w KSeF, 
• W przypadku wystawienia faktur dla Spółki w trybie awaryjnym prosimy o ich przesyłanie: 
• na adres efaktura.ooil@orlen.pl lub na adres wskazany w umowie, co pozwoli na sprawny przebieg procesu weryfikacji i akceptacji faktury w Spółce oraz w KSeF, 
• Załączniki do faktur, które nie będą załącznikami ustrukturyzowanymi (tj. nie będą stanowić integralnej części faktury i nie będą doręczone przy użyciu KSeF): 
• załączniki do faktur, które są niezbędne, aby Spółka mogła rozliczyć fakturę zakupową, prosimy przesyłać w postaci pliku PDF na adres zal@orlen.pl​ lub na adres wskazany w umowie, 
• w temacie wiadomości e-mail, w której przesyłany będzie załącznik, należy obowiązkowo wpisać nr KSeF faktury, której dotyczy przesłany załącznik; jeśli faktura została wystawiona w trybie awarii lub niedostępności wówczas numeru KSeF nie należy podawać, należy wskazać nr faktury, 
• dla każdego przesyłanego do Spółki załącznika prosimy zastosować zasadę 1:1, przez co należy rozumieć, że w jednej wiadomości e-mail należy przesłać jeden plik PDF (nie przekraczający 10 Mb) z załącznikiem do jednej faktury, 
• Spółka nie będzie pobierać załączników za pośrednictwem linków (np. do portali, platform wymiany plików itp.) ani obsługiwać plików zabezpieczonych hasłem lub spakowanych w formacie pliku np. zip. 
• W przypadku przekazania sprzedawcy (kontrahentowi Spółki) przez komórkę biznesową Spółki numeru Identyfikatora wewnętrznego KSeF, informacja ta powinna zostać zamieszczona w fakturze KSeF w polu Podmiot3 → Dane identyfikacyjne → IDWEW, 
• Prosimy o zwrócenie uwagi, aby na fakturze w polu Nr zamówienia wpisywać wyłącznie wartość numeryczną, bez dodatkowych liter i znaków. Umieszczenie numeru zamówienia w innym miejscu niż do tego dedykowane w schemie FA(3), skutkować będzie brakiem właściwej identyfikacji po stronie Spółki i może wydłużyć czas akceptacji faktury do wypłaty.

Komunikat_KSeF dla kontrahentów ORLEN OIL.pdf

​